Constat d’assemblée générale : pourquoi faire appel à un commissaire de justice ?

Une assemblée générale peut être l’occasion de prendre des décisions importantes pour une entreprise, une association ou Le constat d’assemblée générale permet de documenter objectivement le déroulement d’une réunion et les faits observés par un commissaire de justice. Entreprise, association ou copropriété : cette intervention peut être utile lorsque les décisions prises présentent des enjeux importants ou lorsque le contexte de l’assemblée fait craindre une contestation ultérieure.

Une assemblée générale peut en effet donner lieu à des désaccords concernant la présence des participants, le déroulement des débats, les votes ou encore certains incidents survenus pendant la réunion.

Dans ce contexte, faire intervenir un commissaire de justice permet de conserver une trace précise et datée des faits qu’il a personnellement constatés.

Qu’est-ce qu’un constat d’assemblée générale ?

Le constat d’assemblée générale consiste à faire intervenir un commissaire de justice au cours d’une réunion afin qu’il relate les éléments qu’il observe personnellement.

Selon la mission confiée et la nature de l’assemblée, ses constatations peuvent notamment porter sur :

• la présence ou la représentation des participants ;
• le déroulement de la réunion ;
• les échanges intervenus ;
• les votes et leurs résultats tels qu’ils sont annoncés ou constatés ;
• les éventuels incidents survenus pendant la séance ;
• les documents présentés ou certains éléments matériels observables ;
• les réserves ou contestations exprimées au cours de l’assemblée.

Le commissaire de justice reste extérieur aux débats. Il ne participe pas aux décisions et ne prend pas position sur les résolutions soumises au vote.

Son rôle est de constater et de relater les faits entrant dans le périmètre de son intervention.

Pourquoi faire établir un constat d’assemblée générale ?

Le procès-verbal établi dans le cadre habituel de l’assemblée constitue un document essentiel. Dans certaines situations, il peut néanmoins être utile de disposer d’un constat réalisé par un professionnel extérieur à l’organisation.

Cette démarche peut notamment être envisagée lorsque les relations entre les participants sont tendues ou lorsqu’une contestation paraît possible.

Le constat permet alors de conserver une trace des circonstances dans lesquelles la réunion s’est déroulée.

Il peut notamment documenter :

• les personnes présentes ou représentées ;
• les échanges intervenus ;
• les éventuelles contestations formulées pendant la réunion ;
• le déroulement des votes ;
• les incidents constatés au cours de l’assemblée.

L’objectif n’est pas de rendre une décision juridiquement incontestable. Il s’agit de disposer d’un élément de preuve supplémentaire concernant le déroulement matériel de la réunion.

Le commissaire de justice contrôle-t-il la régularité de l’assemblée ?

Le constat d’assemblée générale doit être distingué d’un contrôle juridique de la validité des décisions.

Le commissaire de justice peut constater des éléments susceptibles d’être utiles à l’appréciation de la régularité de la réunion : présence des participants, déroulement des votes, incidents, documents présentés ou déclarations faites pendant l’assemblée.

En revanche, il ne se substitue pas au juge pour déterminer si une décision est juridiquement valable ou si une assemblée doit être annulée.

Le constat décrit les faits observés. Leur qualification juridique peut ensuite être discutée entre les parties ou, en cas de procédure, appréciée par la juridiction compétente.

Cette distinction est essentielle : le commissaire de justice ne « valide » pas les décisions prises par l’assemblée.

Constat d’assemblée générale de copropriété : quel intérêt ?

Dans une copropriété, les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale. Le procès-verbal doit notamment faire apparaître, pour chaque question inscrite à l’ordre du jour, le résultat du vote ainsi que certaines informations concernant les copropriétaires opposants, abstentionnistes ou défaillants.

Il doit également mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité des décisions.

Dans ce contexte, un constat peut être envisagé lorsque le déroulement de l’assemblée présente des difficultés particulières ou lorsqu’un désaccord important existe entre les copropriétaires.

Le commissaire de justice peut alors relater les circonstances concrètes de la réunion, sans se prononcer lui-même sur la validité juridique des décisions adoptées.

Et pour une entreprise ou une association ?

Le constat d’assemblée générale peut également présenter un intérêt dans la vie des entreprises et des associations.

Dans une société, certaines décisions peuvent avoir des conséquences importantes pour les associés. Les règles applicables dépendent notamment de la forme sociale et des statuts.

Pour une association, les modalités de fonctionnement de l’assemblée dépendent principalement des statuts et, le cas échéant, des dispositions particulières qui lui sont applicables.

Dans ces deux situations, un constat peut être utile lorsque les relations entre les participants sont difficiles ou lorsqu’un désaccord sur le déroulement de la réunion est susceptible de donner lieu à une contestation.

Comment se déroule l’intervention du commissaire de justice ?

L’intervention est préparée en fonction de l’objet de l’assemblée et de la mission demandée.

En amont, il est utile de déterminer précisément les éléments qui devront être constatés : présence des participants, déroulement des votes, incidents particuliers, échanges ou tout autre élément entrant dans le périmètre de la mission.

Pendant l’assemblée, le commissaire de justice reste extérieur aux débats. Il observe et relate les faits qu’il peut personnellement constater.

À l’issue de son intervention, il établit un procès-verbal de constat reprenant ses constatations.

Le contenu du document dépend donc de la mission confiée et des circonstances concrètement observées lors de l’assemblée.

Un constat pour prévenir les contestations

Faire établir un constat d’assemblée générale ne signifie pas qu’une contestation ne pourra pas être engagée par la suite.

En revanche, lorsque les faits sont susceptibles d’être discutés, disposer d’une description circonstanciée de leur déroulement peut être utile pour établir ce qui s’est effectivement passé.

Le constat peut ainsi contribuer à :

• conserver une trace objective de la réunion ;
• documenter les éventuels incidents ;
• préciser les circonstances dans lesquelles les votes se sont déroulés ;
• compléter les éléments relatifs à l’assemblée ;
• disposer d’un élément de preuve en cas de contestation ultérieure.

Il s’inscrit donc dans une logique de prévention et de sécurisation de la preuve, plutôt que dans une logique de validation juridique des décisions.

À retenir

Un constat d’assemblée générale peut être particulièrement pertinent lorsque les décisions à prendre sont importantes ou lorsque le contexte de la réunion est susceptible de donner lieu à des contestations.

Le commissaire de justice intervient comme un tiers chargé de constater les faits qu’il observe, sans participer aux débats ni se prononcer sur la validité juridique des décisions.

Pour une entreprise, une association ou une copropriété, cette intervention permet de conserver une trace objective du déroulement d’une assemblée et peut constituer un élément utile si un différend survient par la suite.