État des lieux événementiel par un commissaire de justice

Un événement peut mobiliser pendant quelques heures ou quelques jours un lieu qui doit ensuite être restitué dans son état initial : salle de réception, domaine privé, local professionnel, espace culturel, terrain, lieu public ou encore site temporairement aménagé.

Dans ce contexte, un désaccord peut rapidement apparaître : une dégradation était-elle déjà présente ? Un équipement a-t-il été détérioré pendant l’événement ? Dans quel état le site a-t-il réellement été restitué ?

Pour limiter ces incertitudes, un commissaire de justice peut établir un état des lieux événementiel avant et après l’occupation des lieux.

Qu’est-ce qu’un état des lieux événementiel ?

L’état des lieux événementiel consiste à faire constater par un commissaire de justice l’état d’un lieu à un moment déterminé, généralement avant et après son utilisation.

Il peut notamment concerner :

une salle louée pour une réception ;
un domaine accueillant un mariage ou un événement professionnel ;
un espace utilisé pour un concert ou un spectacle ;
un lieu occupé pour un tournage ;
un site accueillant un salon, une exposition ou une manifestation ;
un terrain ou un espace extérieur temporairement aménagé.

Le commissaire de justice décrit les éléments qu’il constate sur place : état des sols, murs, façades, installations, équipements, mobilier, espaces extérieurs ou encore aménagements temporaires.

Des photographies peuvent compléter les constatations afin de documenter précisément la situation observée.

Pourquoi établir un constat avant l’événement ?

Avant même que l’événement ne commence, le constat permet de fixer objectivement l’état du lieu.

Cette étape est particulièrement utile lorsque plusieurs parties sont impliquées : propriétaire, organisateur, exploitant, prestataires, collectivités ou encore assureurs.

Prenons un exemple.

Une salle est mise à disposition pour une réception. À l’issue de celle-ci, une trace est constatée sur un mur et une partie du sol présente une détérioration.

Sans constat préalable, une question essentielle peut se poser : ces dommages existaient-ils avant l’événement ou sont-ils apparus pendant celui-ci ?

Un constat réalisé avant l’occupation permet de disposer d’un point de comparaison précis.

Il ne préjuge évidemment pas de la responsabilité d’une partie, mais il fournit un élément objectif pour apprécier la situation en cas de contestation.

Et pourquoi réaliser un second constat après l’événement ?

Le constat réalisé après l’événement permet de documenter l’état des lieux au moment de sa restitution.

La comparaison entre les deux situations peut alors faire apparaître d’éventuelles modifications ou dégradations.

Cette démarche est particulièrement pertinente lorsque le lieu a accueilli :

un nombre important de personnes ;
du matériel ou du mobilier temporaire ;
une scène ou une structure ;
des installations techniques ;
des éléments de décoration ;
des véhicules ou équipements ;
des aménagements susceptibles d’avoir affecté les lieux.

L’objectif n’est donc pas seulement de constater les éventuels dommages après coup. Il s’agit surtout de disposer d’un état initial suffisamment précis pour pouvoir comparer les situations.

Le commissaire de justice établit-il les responsabilités ?

Non.

C’est un point important.

Le commissaire de justice constate les faits qu’il observe personnellement. Il décrit objectivement l’état du lieu et les éléments matériels présents lors de son intervention.

Il ne se prononce pas, dans son constat, sur la responsabilité juridique d’un organisateur, d’un prestataire ou d’un propriétaire.

En cas de litige, les constatations peuvent toutefois être produites afin d’éclairer les échanges entre les parties ou, le cas échéant, une procédure judiciaire.

En matière civile, celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit en principe la prouver, conformément à l’article 1353 du Code civil.

Un outil de prévention des litiges

L’intérêt d’un état des lieux événementiel ne se limite donc pas au contentieux.

En fixant précisément la situation avant l’occupation puis lors de la restitution, il peut contribuer à éviter que les parties ne s’opposent ultérieurement sur des faits difficiles à reconstituer.

Le constat peut notamment permettre de :

conserver une photographie objective de l’état initial ;
documenter les éventuelles modifications constatées après l’événement ;
faciliter les échanges entre propriétaire et organisateur ;
disposer d’un élément de preuve en cas de désaccord ;
compléter un dossier destiné à un assureur ;
sécuriser la restitution d’un lieu temporairement occupé.

Cette logique est particulièrement pertinente lorsque la valeur du lieu, des équipements ou des installations concernés est importante.

Dans quelles situations envisager un état des lieux événementiel ?

Il n’existe pas de liste limitative des événements pour lesquels un constat serait nécessaire.

La question peut surtout se poser lorsque l’occupation présente un enjeu particulier : lieu coûteux ou fragile, installations importantes, événement accueillant un public nombreux, responsabilité partagée entre plusieurs intervenants ou conditions contractuelles prévoyant une restitution précise des lieux.

Un constat peut ainsi être envisagé avant et après un mariage, un concert, un tournage, une exposition, un salon professionnel ou toute autre manifestation impliquant une occupation temporaire d’un espace.

Pourquoi faire intervenir un commissaire de justice ?

Un état des lieux réalisé par un commissaire de justice apporte un cadre formel à la constatation de l’état d’un lieu.

Le professionnel intervient personnellement sur place et établit un procès-verbal relatant ses constatations.

L’intérêt du dispositif réside surtout dans la conservation d’une preuve datée et circonstanciée, établie par un officier public et ministériel.

Il ne s’agit donc pas de remplacer les photographies prises par l’organisateur ou le propriétaire, mais de disposer d’une constatation professionnelle pouvant être utilisée si une contestation survient.

À retenir

Un événement peut se terminer en quelques heures. Un désaccord sur l’état d’un lieu peut, lui, durer beaucoup plus longtemps.

Faire constater l’état d’un site avant son occupation, puis après sa restitution, permet de conserver une trace objective de la situation à ces deux moments.

Pour les propriétaires comme pour les organisateurs, l’état des lieux événementiel constitue ainsi un outil de prévention et de sécurisation de la preuve, particulièrement utile lorsque plusieurs intervenants participent à un même événement.